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服务驱动的职业院校数字校园管理服务信息化架构设计

时间:2021-03-25 来源:《中国职业技术教育》

在教育部2020年6月16日颁布实施的《职业院校数字校园规范》(以下简称《规范》)中,管理服务是技术体系的重要组成部分。《职业教育提质培优行动计划(2020—2023年)》]明确指出落实《职业院校数字校园规范》,推动各地研制校本数据中心建设指南,指导职业学校系统设计学校信息化整体解决方案,引导职业学校提升信息化基础能力,建设高速稳定的校园网络,联通校内行政、教学、科研、后勤等应用系统,统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台。

《规范》第六部分规定了数字校园管理服务要求(其制订依据了《国家教育管理信息系统建设总体方案》),包含总体要求、一站式服务平台、校务服务、业务管理与服务(学生管理、人力资源、财务与招标设备资产等)以及校园生活服务等。故深刻理解《规范》并根据院校自身发展战略和事业发展规划进行数字校园顶层设计,是职业院校管理与服务水平提升的重要途径。

一、职业院校数字校园管理服务架构设计的原则与目标

1.师生为本、服务驱动

坚持以服务师生为导向,以师生需求为引领,通过对学校业务流程再造,完成跨部门和跨系统的业务流程重组和优化,实现业务信息系统建设的部门协同、上下畅通格局,切实落实部门业务在线办理、跨部门业务在线协同办理、院系办公事项高效流转、师生个人事项在线顺畅办理。此外,通过构建一体化信息服务平台,为全面服务师生教学、科研、管理、服务等各方面,提供便捷、易用、类型多样的数字校园应用,增加师生信息化体验感、获得感。

2.平台整合,数据赋能

建设整合统一、功能完善、接入标准的职业教育系统框架,各业务系统遵循开放共享的原则,实现深度集成和全面贯通;基于数据标准体系构建全校统一的中心数据库,面向学校决策层和管理层,及时动态提供学校发展的状态数据,为职业院校事业发展决策提供实时数据支撑,助力学校治理能力和治理水平提高,面向师生提供无门槛、高体验的数据服务。

3.融合创新,转型发展

将大数据、人工智能、5G、VR/AR、区块链等新信息技术融入学校管理与服务之中,通过环境、资产的数字化与智能化,打造宜学宜居的校园环境,构建线上线下优势互补的一体化校园信息化服务模式,进而创新推进管理服务模式创新。

二、服务驱动的数字校园管理服务架构设计方法

管理服务系统不仅面向学校的所有业务部门,同时要面向校内外不同类型的用户,是数字校园中集综合性、复杂性和交叉性于一体的核心应用系统。架构设计对于数字校园管理服务的顶层设计尤为重要。

在职业院校,管理服务的构建通常采用三种模式:一是自下而上的传动模式,各业务部门独立构建业务系统,各业务系统间由于缺乏交互标准和功能协调,容易造成数据孤岛和业务竖井问题。二是自上而下的传导模式,即对全校的业务流程进行全面系统化地梳理和重构,统一建设,协同发展,这种模式忽略了业务系统的复杂性和动态性,需要协调的部门和人员众多,存在建设周期长、见效慢、部门业务相互掣肘等多方面的问题,往往效果不理想。三是上下互动的共促模式,先通过顶层设计构建总体架构,制订相应的标准和规范,再由各业务部门各自独立构建业务系统。这种模式是一种折中的方案,既保证了系统建设的统一性和规范性,也具有较大的可操作性,是目前普遍采用的一种模式。为了进一步加强管理服务的顶层设计,规范着重强调以服务为驱动,数据为核心的设计理念。为此,本文借鉴企业信息化规划中的方法、模型和标准,为数字校园管理服务信息化架构设计提供系统性的方法指导。

企业信息化规划是从IT角度对企业架构重新进行规划,将信息化架构和企业组织架构高度统一,最终形成企业信息化架构。企业信息化架构承接企业业务战略与IT系统之间的桥梁与标准接口框架, 是企业信息化的核心,主要由业务架构、应用架构、数据架构(信息资源架构)和技术架构四部分组成。有效的企业架构对企业的生存和成功具有决定性作用,是企业通过IT获得竞争优势的不可缺少的手段。TOGAF®标准是The Open Group标准之一,是成熟的企业架构标准,包含架构开发方法ADM (Architecture Development Method) 、基础架构及参考模型、资源库三部分。因此,TOGAF®既是标准框架,也是方法论,还提供了实施路径,为企业架构专业人士之间的沟通提供一致性保障。

职业院校的企业架构EA指的是职业院校的组织架构、管理实践和信息化顶层设计的统一体,我们称之为职业院校信息化整体架构。基于TOGAF的框架设计,从全局视角出发,以需求为核心,能够全面系统地分析职业院校管理服务的各项业务,结合大数据、人工智能等新信息技术趋势,进行业务需求、应用架构、数据架构的顶层设计,从而完成数字校园管理服务信息化总体架构设计。基于TOGAF标准中的ADM方法,可以对职业院校数字校园中的管理服务采用以下步骤进行架构设计:①结合院校战略目标,确定数字校园的远景及所涉及的业务部门及业务范围,明确业务之间的相关约束。②识别所有利益相关者及其关系, 确定不同利益相关者的业务需求,规划相关保障机制。③规划业务架构及业务子系统, 结合相关的业务分析方法,确定子系统之间的交互关系和交互标准。④对现有的应用系统进行深入调研和分析,制订系统满足业务需求的评估标准,并进而提出实现该目标架构相关的技术方案和技术规范。⑤制订实施方案和实施架构,并评估方案的可行性,各应用系统完成具体的实施和部署,在这个过程中,要确保各个应用与总体架构的一致性。⑥关注架构变更所带来的业务环境、交互标准、安全管理等方面的需求,为变更制订流程规范。

三、职业院校数字校园管理服务的需求分析

职业院校数字校园的用户包括两类:学校服务对象和学校管理主体。其中服务对象一般由教职员工、学生、校友与社会合作企业构成。对于服务对象,应着重提升其体验感、获得感和幸福感。管理主体一般由校务管理者、业务管理者、信息化管理者等部分组成。对于校务管理主体,需要帮助他们及时准确了解学校运行情况并能够为决策提供服务支撑,确定学校工作方向与优化发展路径。业务管理需要能够提高效率、降低成本、优化资源配置、提高规范化管理水平。信息化管理者要全面掌握数字校园顶层设计需求、业务部门及不同类型服务对象的需求,做到及时调整从而与学校发展目标相契合(图1)。

 

四、职业院校数字校园管理服务的架构设计

(一)职业院校数字校园管理与服务总体应用架构设计

依据《规范》中对管理服务的描述将职业院校的管理服务进行总体设计如图2。

 

整个架构由内到外分为数据层、工具层、业务层、服务层。数据层以学校数据标准以及数据中心为基础,工具层由学校公共应用工具组成,业务层为学校各管理信息系统的集合,服务层为以师生为中心的服务集合,校内各管理服务平台以规划设计、实施部署、服务运营的模式进行持续改进。

该框架设计在实施过程中可以参考《规范》,以一站式服务平台为核心,面向师生提供统一的服务大厅与认证服务,面向校内业务系统提供数据服务与公共工具接入服务。围绕一站式服务平台进行管理与服务,汇聚建设校务管理、业务管理、校园生活服务等内容:

(1)一站式服务平台:实现一体化信息服务平台,主要包含数据标准与数据仓库、服务大厅、统一认证、公共服务工具等内容。

(2)校务管理:通过协同办公系统、校情决策支持、学校数据上报服务,为校领导、职能部门领导以及相关管理人员的日常办公、事务处理、决策支持提供信息化服务。

(3)业务管理:面向学校各业务单位,与学校核心工作相匹配,聚合平台功能。按照人事、学生、教学、科研、设备资产、财务、后勤服务、校企合作等方向进行平台建设。

(4)校园生活服务:以校园卡系统为依托进行应用创新和生态创新,建设校园生活综合服务平台,建设 “刷卡+扫码”为核心的新一代校园生活消费支付体系。

(二)一站式服务平台系统架构设计

一站式服务平台设计是以数据为核心,流程为基础,以服务为目标的信息化服务平台。该平台架构以极简的三层软件系统架构,实现了数据融合与集成创新。平台秉持以师生为中心的理念,服务推进学校管理能力与治理体系现代化。平台充分体现了新时代校园信息化系统从应用融合向创新融合发展的转变。平台分为数据层、支撑层、服务层三部分(图3)。

 

1.数据层

数据是学校基础数据的集合,是学校重要的信息化基础资源,是学校的宝贵无形资产和战略资源。数据中心通过对数据进行全量汇聚,经过数据标准进行数据约束和清洗、数据沉淀到数据仓库并提供数据应用服务。数据与标准管理体系是数据建设的基础,为学校数据中心建设、使用、管理提供支撑,为数据的采集、交换、使用提供了准则。体系包含标准体系、数据体系、管理与安全制度体系三个部分,结构如图4所示。

 

(1)标准体系分为标准基础、标准工具与标准服务。标准基础约定了数据子集、数据类、数据项的含义;标准工具解决了数据源、数据引用、数据字典以及编码标准的问题;标准服务是提供学校数据标准的使用。

(2)数据体系分为数据基础、数据工具及数据服务。数据基础包含了基础数据库与数据仓库,数据工具涵盖了数据交换、数据展示以及数据质量工具,数据服务提供了数据支撑服务、数据质量服务、数据应用等。

(3)管理与安全体系分为基础管理、交换管理与服务管理。基础管理明确了数据标准管理、数据标准安全、数据中心管理与数据中心安全,交换管理明确了数据标准变更、数据变更、数据采集与交换的管理以及相关安全。服务管理约定了使用学校数据标准、学校数据库的管理以及个人及学校数据安全。

2.支撑层

支撑层由统一认证、自助机具系统服务、统一通讯、电子签章、移动支撑服务、流程规则中心、AI计算服务、位置信息、人员岗位授权服务、安全证书授权等工具组成,通过统一的服务端口提供服务打造校园开发生态工具。①统一认证:提供全校统一的身份认证服务、密码管理服务、统一角色管理服务等功能。②统一通讯:为校内提供短信、企业微信等聚合通讯支撑。③电子签章:提供法律认可、部门以及个人的各类电子证照、电子证明的电子签章服务。④移动支撑服务:可以是公有云服务与私有部署的混合移动平台,通过跨平台多终端的移动入口着力打造多元的移动场景和良好的开发生态。⑤自助机具系统服务:提供学校证明证书等打印机具的统一系统支撑。⑥流程规则中心与人员岗位:授权为全校业务与服务提供校内流程与规则的统一管理,通过对人员、岗位进行权限授权能够给人员提供精准信息服务。⑦位置信息:提供校内GIS平台地理信息。⑧AI计算服务:提供公共计算与图像识别能力,为人员信息识别提供支持,以此构建基于生物识别的前端服务。

3.服务层

服务层包含服务大厅、校园E站、综合信息服务。

(1)综合信息服务:以“数据共享、业务整合、一站式服务”为指导思想进行规划,在共享数据库基础之上,将校内分散、异构的应用和信息资源进行聚合,建设“以人为本”的服务型门户平台,为师生、管理者、学生提供个性化应用服务,实现互动交流、知识分享、协作科研、协同办公,并以服务为导向为师生提供跨部门一站式服务,为用户带来全新的应用体验。通过统一的访问入口,能够将与访问者本人相关的包括个人基本信息、科研、教学、学习、财务、管理、办公、服务、生活、日历、邮件、新闻、通知、公告、消息等在内的所有信息全部显示在统一的页面上。为学校用户(教师、职工、校外人员等)提供自由定制个性化信息的主动推送服务、群组交流互动服务等。以“不同用户”为视角,梳理并展现面向不同角色的服务应用,满足个性化的需求,并可通过服务门户进行一站式的访问和使用。同时,实现各种应用系统的无缝接入和集成,能够通过单点登录系统无缝进入到其他相关业务系统中。根据每个用户的特点、喜好和角色的不同,为特定用户提供量身定制的多元化、个性化、友好的服务平台及访问关键业务信息的安全通道和个性化应用界面;用户可根据个人爱好和需要任意设置和调整信息门户界面,使师生员工可以浏览到想要的、需要的和必需的所有信息,并可在线进行相关的事务处理。

(2)网上服务大厅:一站式“一网通办”网上服务大厅是学校由管理型向服务型转变,由单一型向复合型转变的信息化服务模式创新。一站式网上服务大厅实现各类业务在网络上统一申报、办理的综合性服务平台。该平台可通过与统一身份认证平台的集成,完善用户及权限管理体系,实现一站式访问;通过与数据中心的数据集成实现用户信息定期与数据中心同步;通过与综合信息门户平台的集成实现用户的便捷使用。面向不同用户的身份,提供一套独立的服务大厅展现平台,用户可以按分类、按拼音排序,按推荐和热门办理自己所需求的服务,也可实时监控到自己办事内容的进度和审核结果。

(3)校园E站:校园E站是线上线下融合自助服务系统的统称,通过自助机具实现线下自助服务办理,基于电子签章支持,实现在线自助服务办理。通过校园E站为师生提供便捷信息查询和自助服务。自助服务机具提供在职证明、收入证明、银行授信、在读证明、中英文成绩、各类证书等自助打印服务,电子证照服务提供在职、在读、中英文成绩等电子证单服务。网上办事大厅和校园E站通过打造线上线下融合的一体化师生服务平台,推进以信息化手段规范学校各部门的业务和服务流程,最终实现服务信息化、办事简单化、“信息多跑路,师生少跑腿”的教育管理改革理念。

(三)校务管理架构设计

校务管理主要涉及学校领导、职能部门以及二级单位之间的协同办公、信息管理和校务决策管理等内容如图5。协同办公主要涉及公文流转与管理、请示汇报、合同管理等内容。信息管理主要指信息收集、上报等管理。

 

1.校情分析与决策支撑平台

基于构建的全域数据仓库,依托于在顶层设计阶段和项目实施阶段完备的数据治理体系,汇聚全域全量的学校业务发展数据,利用大数据分析技术,建成学校数据统计与分析服务一览式服务平台。为各部门、领导提供一个具有扩展性的、准确的、多维度的学校建设和发展情况可视化服务平台,通过多维度办学指标分析,为领导决策提供客观的数据支撑服务。通过各类评价和决策模型,实现分类指标汇总重构,构建领导“驾驶舱”。将各类统计分析、目标决策指标和分析内容,依据领导业务责任范围进行联动、汇总展示,校长查看全校发展分析数据,院长查看本院发展分析数据,形成不同层级领导“驾驶舱”。全域数据仓库可以生成教学诊改数据库,建设教学诊改服务平台,评价办学水平和人才培养质量,也可以重点关注“双高”建设中学院/专业(群)发展的重点指标、重点工作和当前发展情况等,依据职业教育评估内容结合学校实际发展情况构建多维度专业(群)分析指标,形成统计分析服务。

2.校级上报平台

校级上报平台是数据上报主要支撑平台:通过专业的报表设计工具,从全域数据库中抽取数据,按照特定的格式输出报表,可以最大限度地确保平台交付的可行性、交付的效果、数据的准确度。利用专业的报表工具管理软件,使报表开发变得非常简单,使学校的相关业务人员都可以独立完成制表;缩短报表开发周期,降低报表实施成本;所有用户都使用相同的工具获取其关注的报表,降低了学习成本,提高了工作效率。具体服务包括:根据具体业务数据集,通过工具自动生成模板,对模板进行修饰整理,定义为数据查询的模板,进行文件上传;通用查询工具是基于WEB 界面,可以多级授权,最终用户可以定义界面。

(四)业务管理架构设计

业务管理按照管理与服务需求进行重新设计、功能聚合,在学校数据中心的基础上建设覆盖全面、集成共享、智能便捷的管理服务信息系统(图6)。

 

1.教职工一体化平台

梳理和整合人事、组织、统战、国际事务、教师工作、工会、离退等与教职工管理与服务密切相关的业务,按“一数一源一责”的原则明确数据采集和维护机制,按部门职责梳理业务管理流程,实现业务对接与协同,以服务教职工为中心提供更加丰富、便捷的服务功能和应用,实现教职工数据、业务管理与教职工服务三者之间的有机统一、相辅相成和共建共享。

2.学生一体化平台

梳理学工、团委、就业、迎新离校的覆盖学生全生命周期一体化平台,为学生在校学习和生活提供有效信息化服务,对学生成长提供个人画像,精准支持学生管理部门和相关职能部门开展各项学生管理服务工作。

3.财务资产一体化平台

突出财务和资产的一体设计,设备资产管理系统实现对学校土地、房屋、设备、家具、实验室以及各类耗材进行信息化管理,支持大型仪器设备共享。对包括资产采购计划编制、资产采购申请管理、各级单位各类资产管理与盘点、大型仪器设备使用绩效评估、各类资产的调拨划拨管理、各类资产折旧核销、资产价值管理及与财务合账等,也包括土地、房屋资产的信息管理及使用的绩效评估等。建设财务支撑业务,完善财务信息化体系,构建涵盖电子会计档案、全面预算管理、经费监管等业务的信息平台,将政府会计、综合预算改革、内部控制等理念和制度在平台中落地,促进财务管理体系优化和管理效能提升,为应用扩展和服务提升提供支撑保障。提供财务信息服务,整合差旅、报销、查询等应用场景,实现服务模式的创新和服务质量的提升。支撑财务决策,为财务评价和管理决策提供可视化服务。

4.科研与校企合作管理平台

科研信息化实现了涵盖科研项目立项、过程管理、结题验收,产学研用的科技协作、技术合同审核及监督执行、科研成果申报管理、成果管理、知识产权的管理、科技成果转化(转移)管理,以及科研机构管理、科研创新团队管理、科研评价与学术管理等全面信息化管理服务,并对校企合作与实习实训基地进行信息管理。

五、结语

世界各国高校正加快教育现代化步伐,推进信息技术与教育教学融合,持续提升高校管理服务能力和办学水平,信息化发展程度的高低已成为衡量一所高校综合办学水平和能力的重要标志之一。管理服务信息化要以推进职业院校治理体系和治理能力现代化为目标,以数据建设为核心,坚持问题导向进行业务流程梳理优化和重组,落实服务师生的目标,对管理服务信息系统整体架构进行顶层设计。在实施过程中坚持师生为本,落实服务理念;坚持场景化设计,关注问题解决;坚持服务导向,注重流程优化再造;坚持创设情境,注重师生体验;坚持应用试点,确保目标达成;坚持合规遵从,规范项目管理;坚持持续改进,提升信息化绩效等。开展数据建设,推进数据共享,建立一体化业务系统平台和“一站式”公共服务平台,升级信息化基础设施,推动信息技术与教学科研深度融合,推进以师生为中心、以服务为核心的数字校园建设,构建服务和支撑师生全面、自由、个性发展的信息化校园环境。

(致谢:感谢《职业院校数字校园规范》编制组韩锡斌、程建钢、陈明选、宋继华、张屹、刘革平、钟志贤、许玲等专家对本文的指导。)

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